E Bike Leasing - FAQ
Leasing contra Mietkauf – Wo liegt der Unterschied?
Im steuerrechtlichen Sinn kann Leasing nicht mit einem Mietkauf gleichgesetzt werden. Ein Mietkauf wird von Seiten des Finanzamts als Kreditkauf angesehen – dies wiederum bedeutet, dass das E Bike schon mit der ersten Ratenzahlung zu Ihrem Eigentum wird. Beim Leasing ist dies völlig anders – hier handelt es sich im zivilrechtlichen Sinn um einen Nutzungsüberlassungsvertrag. Das bedeutet, das E Bike bleibt über die komplette Laufzeit Eigentum der jeweiligen Leasinggesellschaft. Leasingnehmer ist (in den meisten Fällen) der Arbeitnehmer, der seinem Mitarbeiter / Arbeitnehmer das geleaste E Bike zur Verfügung stellt. Der grundsätzliche Vorteil des Leasing-Modells ist, dass die monatlichen Raten direkt vom Bruttolohn des Mitarbeiters abgezogen werden (Gehaltsumwandlung). Deshalb müssen weniger Steuern und Sozialabgaben gezahlt werden, so dass man gegenüber dem Direktkauf bis zu 40 % des E Bike Preises einspart. Bei einem Mietkauf ist das nicht der Fall.
Wieso ist E Bike Leasing günstiger als der Direktkauf eines E Bikes?
In den meisten Fällen ist der Arbeitgeber der Leasingnehmer. Dieser überlässt das E Bike dann seinem Mitarbeiter. Die anfallenden Leasingraten werden dann vom Bruttogehalt des Mitarbeiters abgezogen – ein Teil des Lohns wird quasi in einen Sachbezug umgewandelt (Gehaltsumwandlung). Dadurch wird das zu versteuernde Einkommen verringert, wodurch man von erheblichen Einsparungen profitiert. Auch wenn im Rahmen der 1% Regelung der geldwerte Vorteil für das Dienst-E Bike (1% der unverbindlichen Preisempfehlung) dem zu versteuernden Gehalt hinzugefügt werden muss, spart man durch die Steuereinsparungen mindestens 20-40 Prozent im Vergleich zum Direktkauf. Tipp: Auf den Webseiten der meisten Leasinggeber findet sich ein Online-Rechner, mit dem man die individuelle Einsparung bequem berechnen kann.
Entstehen dem Arbeitgeber Kosten?
Sofern der Mitarbeiter die Leasingraten alleine trägt (und per Gehaltsumwandlung zahlt), entstehen für den Arbeitgeber keinerlei Kosten. Ganz im Gegenteil: Da sich sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeiter (Arbeitnehmer) das zu versteuernde Einkommen verringert, haben beide sogar einen direkten Kostenvorteil, insbesondere bei den sozialversicherungspflichtigen Abgaben. Durch Einsparen der Sozialabgaben kann über eine Laufzeit von 36 Monaten ohne Kapitalaufwand eine Kostenreduktion von bis zu 500 Euro je Angestellten erreicht werden.
Besteht für den Arbeitgeber die Option, sich an den Leasingraten zu beteiligen?
Natürlich. Der Arbeitgeber hat sogar die Möglichkeit, die Leasingraten komplett zu zahlen. In diesem Fall kann der Arbeitgeber die Leasingrate als Betriebsausgabenabzug geltend machen, so dass die Anschaffungskosten des E Bikes um bis zu 30% gesenkt werden. Alternativ können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Leasingraten auch einfach teilen.
Was für ein Aufwand kommt auf den Arbeitgeber zu?
Kein großer. Allerdings müssen Arbeitsverträge von Mitarbeitern, die ein geleastes E Bike zur Verfügung gestellt bekommen, angepasst und / oder um einen Überlassungsvertrag ergänzt werden. In dem Überlassungsvertrag müssen Dinge geregelt werden wie Gehaltsumwandlung, 1% Regelung sowie Rechte und Pflichten im Umgang mit dem E Bike. Die meisten Leasinganbieter stellen den Leasingnehmern alle notwendigen Verträge zur Verfügung, so dass der Personalabteilung nur ein geringer Aufwand entsteht.
Darf der Mitarbeiter das geleaste E Bike auch in seiner Freizeit nutzen?
Ja! Voraussetzung ist allerdings, dass der Mitarbeiter 1% der unverbindlichen Preisempfehlung für das E Bike (einschließlich Umsatzsteuer) der Lohnsteuer unterwirft und als geldwerten Vorteil versteuert (UVP muss auf volle 100 Euro abgerundet werden). Bei einer UVP von 2000 Euro wäre die monatlich zu versteuernde Summe demnach 20 Euro.
Darf der Mitarbeiter sein geleastes E Bike auch an andere Personen verleihen?
Dies muss in der Überlassungsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter individuell geregelt werden. Häufig werden insbesondere Familienmitglieder in den Überlassungsverträgen als Nutzungsberechtigte eingetragen.
Überlassungsvertrag – Was muss darin stehen?
Grundsätzlich kann ein Überlassungsvertrag individuell gestaltet werden. Es gibt aber einige Punkte, die auf jeden Fall beachtet werden sollten:
- Genaue Bezeichnung des Dienstfahrzeugs (E Bike, S-Pedelec, Fahrrad)?
- Finanzielle Aspekte, z.B. Leasing- und Versicherungsrate, Gehaltsumwandlung, Restwert, Versteuerung, Servicekosten.
- Geldwerter Vorteil (1% Regelung).
- Versicherungsrechtliche Aspekte: Über wen und wie ist das Fahrzeug versichert?
- Serviceleistungen: Wer soll sie durchführen und wer übernimmt die Kosten?
- Darf das geleaste E Bike auch von anderen Personen genutzt werden (z.B. Angehörige)?
- Kaufrechtliche Ansprüche.
- Haftung.
Darüber hinaus sollte in einem Überlassungsvertrag festgelegt werden, was passiert, wenn eine Rate nicht gezahlt wird oder der Mitarbeiter vor Ende der Laufzeit den Betrieb verlässt.
Was passiert nach dem Ende der Leasinglaufzeit mit dem E Bike?
Unterschiedlich, je nach Leasinganbieter bzw. Leasinggeber. Oftmals muss das E Bike nach Ende der Laufzeit (meist 3 Jahre) an den Leasinggeber zurückgegeben werden und der Arbeitnehmer kann optional ein komplett neues E Bike leasen. Viele Leasinggeber geben ihren Kunden auch die (alternative) Option, dass E Bike nach Laufzeitende zum Restwert käuflich zu erwerben (wird oftmals mit 10% des Kaufpreises kalkuliert). Entsprechende Infos finden Sie auf den Webseiten der jeweiligen Leasinggeber.
Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer noch vor Ende der Leasinglaufzeit aus dem Betrieb ausscheiden sollte?
Dies muss im Überlassungsvertrag zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter individuell geregelt werden. In aller Regel liegen die Rechte und Pflichten eines Leasingvertrags beim Arbeitgeber. Das bedeutet in den meisten Fällen: Wenn ein Arbeitnehmer vor Ende der Laufzeit von sich aus kündigt, muss er dem Arbeitgeber die ausstehenden Raten sowie den Restwert erstatten – sprich, er muss dem Arbeitgeber den Schaden ersetzen, der sich aus der vorzeitigen Auflösung des Leasingvertrags ergibt. Oftmals kann der kündigende Mitarbeiter das E Bike dann privat kaufen, und zwar für die ausstehenden Leasingraten und den kalkulierten Restwert (wenn der Mitarbeiter das E Bike nicht behalten möchte ist es ausreichend, wenn er die ausstehenden Raten ersetzt). Wenn der Arbeitgeber dagegen dem Mitarbeiter kündigt, so muss dieser das E Bike dem Arbeitgeber überlassen. Viele Leasinggeber geben ihren Kunden bei Kündigungen allerdings die Option, dass E Bike über eine Ablösesumme zu übernehmen.
Dienstwagenprivileg – Was genau bedeutet das?
Der Begriff „Dienstwagenprivileg“ steht für § 8 Absatz 2 Satz 2 EStG – in verkürzter Form ist damit gemeint, dass der Arbeitgeber einem Mitarbeiter einen Dienstwagen zur Verfügung stellt. Durch die Bereitstellung des Dienstwagens entsteht dem Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil, den dieser monatlich mit 1% des Brutto-Listenpreises des Fahrzeugs versteuern muss. Seit dem Jahre 2012 gilt das sog. „Dienstwagenprivileg“ endlich auch für Fahrräder, E Bikes & Pedelecs. Diensträder haben gegenüber Dienstwagen sogar den Vorteil, dass der Anfahrtsweg zum Arbeitsplatz nicht versteuert werden muss.
Darf man auch bei geleasten E Bikes die Entfernungspauschale geltend machen?
Auf jeden Fall. Bei herkömmlichen E Bikes / Pedelecs (mit Motorunterstützung bis 25 km/h) können Sie weiterhin 30 Cent pro Kilometer in der Steuererklärung geltend machen. Eine Ausnahme sind die schnellen S-Pedelecs (Motorsupport bis 45 km/h) – bei diesen Fahrzeugen muss zusätzlich 0,03 %/km/monatlich vom UVP versteuert werden (0,03 Prozent des Brutto-Listenpreises pro Entfernungskilometer werden direkt auf das Bruttogehalt aufgeschlagen).
Wie lange ist die Laufzeit von E Bike Leasing-Verträgen?
Bei den meisten Leasinggebern beträgt die Laufzeit 36 Monate.
„Geldwerter Vorteil“ – Was genau ist das?
Dadurch, dass man vom Arbeitgeber als Mitarbeiter ein E Bike zur Verfügung gestellt bekommt, entsteht ein „geldwerter Vorteil“. Dieser geldwerte Vorteil wird im Rahmen der 1% Regel abgegolten – das bedeutet, dass monatlich 1 Prozent des Kaufpreises des E Bikes auf das zu versteuernde Einkommen aufgeschlagen wird - bei einem 1500 Euro E Bike würde der geldwerte Vorteil somit 15 Euro betragen. Auf diese 15 Euro müssen dann Lohn/Einkommenssteuer sowie Sozialabgaben abgeführt werden. Dank der 1% Regelung dürfen die Dienst-E Bikes dann auch privat genutzt werden.
„Gehaltsumwandlung“ & „1% Regelung“– Was genau ist das?
Bei einer Gehaltsumwandlung stellt der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter ein E Bike (oder ein anderes Fahrzeug) zur Verfügung. Die monatlichen Leasingraten werden in diesem Fall über die Laufzeit des Leasingvertrags vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen – das bedeutet, der Mitarbeiter erhält einen Teil seines Gehalts in Form eines Sachlohns. Da die Leasingraten nicht vom Netto- sondern vom Bruttolohn abgezogen werden, müssen deutlich weniger Steuern und Sozialabgaben gezahlt werden. Der Mitarbeiter ist gemäß der 1% Regelung allerdings verpflichtet, monatlich 1% Prozent des Brutto-Listenpreises des geleasten E Bikes zu versteuern (das wären z.B. bei einem 2500 Euro E Bike 25 Euro pro Monat). Trotzdem entsteht dem Mitarbeiter durch die Gehaltsumwandlung ein Preisvorteil von mindestens 20 – 40 Prozent im Vergleich zu einem Privatkauf des E Bikes. Damit die Finanzverwaltung das Modell anerkennt, muss der Arbeitsvertrag übrigens angepasst werden (Ergänzung durch Überlassungsvertrag). Dank der 1% Regelung darf der Mitarbeiter das vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte E Bike dann auch privat nutzen.